Privacyverklaring
Bij myWorkMate vinden wij de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de website, het myWorkMate-platform, onze AI-assistenten, mobiele webomgeving, communicatiekanalen, integraties en overige diensten van myWorkMate.
Voor aanvullende informatie verwijzen wij naar onze AVG & Gegevensbescherming, AI-transparantie, Cookiebeleid en, waar van toepassing, onze Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement).
1. Wie zijn wij?
myWorkMate is een AI-aangedreven platform en virtuele backoffice-assistent voor ondernemers en het midden- en kleinbedrijf. myWorkMate ondersteunt bedrijven bij onder meer klantbeheer, leads, offertes, facturen, betalingen, afspraken, communicatie, workflows en andere administratieve, commerciële en operationele processen.
myWorkMate is een product van MKX Technologies, Nederland (KVK-nummer: 88447995). Contact voor privacy- en gegevensbeschermingsvragen: privacy@myworkmate.nl
Onze rol onder de AVG
De privacyrechtelijke rol van MKX Technologies is afhankelijk van de verwerking.
MKX Technologies als verwerkingsverantwoordelijke
MKX Technologies is verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij zelf het doel en de middelen van de verwerking bepalen. Dit geldt bijvoorbeeld voor persoonsgegevens die wij verwerken voor:
- accountregistratie en authenticatie
- abonnementen en facturatie
- klantenservice en ondersteuning
- platformbeheer
- beveiliging en fraudepreventie
- communicatie met onze eigen klanten en gebruikers
- analyse en verbetering van onze dienstverlening
- naleving van wettelijke verplichtingen
MKX Technologies als verwerker
Wanneer een ondernemer of organisatie via myWorkMate persoonsgegevens verwerkt van eigen klanten, leads, medewerkers, leveranciers of andere relaties, bepaalt die organisatie doorgaans het doel van de verwerking. In dat geval is de betreffende organisatie doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en treedt MKX Technologies op als verwerker.
De afspraken over dergelijke verwerkingen worden waar vereist vastgelegd in onze Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement). Dit onderscheid is belangrijk: de AVG vereist dat verwerking door een verwerker contractueel wordt geregeld.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de functionaliteiten, modules en integraties die worden gebruikt.
Account- en gebruikersgegevens
Wij kunnen onder meer verwerken:
- naam
- e-mailadres
- telefoonnummer
- bedrijfsnaam
- KVK-nummer
- functie en gebruikersrol
- account- en authenticatiegegevens
- taal- en gebruikersvoorkeuren
Klant- en leadgegevens
Gebruikers kunnen via myWorkMate persoonsgegevens van hun eigen klanten en leads verwerken, waaronder:
- namen
- contactgegevens
- adressen
- bedrijfsgegevens
- communicatiehistorie
- notities
- afspraken
- klant- en leadstatus
- andere informatie die door de gebruiker aan een relatie wordt gekoppeld
Voor deze gegevens treedt myWorkMate doorgaans op als verwerker namens de betreffende ondernemer of organisatie.
Offertes, facturen en financiële gegevens
Afhankelijk van het gebruik van het platform kunnen wij gegevens verwerken die voorkomen in:
- offertes
- facturen
- betaalverzoeken
- transacties
- abonnementen
- overeenkomsten
- financiële documenten
Betalingsgegevens
Betalingen kunnen worden verwerkt via externe betalingsdienstverleners, waaronder Stripe. myWorkMate kan gegevens verwerken zoals:
- factuurgegevens
- betaalstatus
- transactiebedragen
- valuta
- Stripe-identificaties en transactiereferenties
- betaalmethode
- informatie over terugbetalingen en chargebacks
myWorkMate slaat geen volledige ruwe betaalkaartgegevens op wanneer deze rechtstreeks door de betalingsdienstverlener worden verwerkt.
Communicatiegegevens
Wanneer communicatiefunctionaliteiten worden gebruikt, kunnen wij onder meer verwerken:
- WhatsApp-berichten
- e-mails
- berichten via myWorkMate
- klantvragen
- AI-chatgesprekken
- bijlagen
- communicatiehistorie
Agenda- en afspraakgegevens
Wanneer kalender- of afspraakfunctionaliteiten worden gebruikt, kunnen wij onder meer verwerken:
- afspraakdatum en -tijd
- titel en omschrijving
- locatie
- deelnemers
- beschikbaarheidsinformatie
- relevante agenda-informatie
Wanneer een externe agenda wordt gekoppeld, kunnen gegevens worden uitgewisseld met de betreffende kalenderprovider voor zover dit noodzakelijk is voor de gekozen functionaliteit.
Locatiegegevens
Wanneer een gebruiker vrijwillig een locatie deelt, bijvoorbeeld via WhatsApp of een andere functie binnen myWorkMate, kunnen coördinaten of locatiegegevens worden verwerkt om bijvoorbeeld:
- een adres te bepalen
- een lead of klantlocatie vast te leggen
- een afspraak te plannen
- routes of reistijden te berekenen
Locatiegegevens worden niet voor ongerelateerde doeleinden gebruikt.
Bestanden en documenten
Gebruikers kunnen bestanden en documenten uploaden of laten genereren, waaronder:
- offertes
- facturen
- overeenkomsten
- afbeeldingen
- bijlagen
- overige bedrijfsdocumenten
Deze bestanden kunnen persoonsgegevens bevatten.
AI-gegevens
Wanneer AI-functionaliteiten worden gebruikt, kunnen wij verwerken:
- prompts
- opdrachten
- berichten
- instructies
- relevante bedrijfscontext
- relevante klant- of leadgegevens
- door AI gegenereerde antwoorden en resultaten
- informatie over uitgevoerde AI-acties
Technische en gebruiksgegevens
Wij kunnen automatisch technische informatie verzamelen, waaronder:
- IP-adres
- browsertype
- apparaat- en sessiegegevens
- inloggegevens
- foutmeldingen
- beveiligingslogs
- gebruiks- en activiteitsgegevens
Deze informatie wordt onder meer gebruikt voor beveiliging, foutanalyse, ondersteuning en verbetering van het platform.
3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Afhankelijk van onze rol en de gebruikte functionaliteiten verwerken wij persoonsgegevens voor onder meer:
- het aanbieden en beheren van het myWorkMate-platform
- het aanmaken en beheren van accounts
- authenticatie en toegangscontrole
- het uitvoeren van opdrachten van gebruikers
- CRM- en leadmanagement
- het maken en beheren van offertes en facturen
- betalingsverwerking
- het beheren van abonnementen
- het plannen en beheren van afspraken
- het mogelijk maken van communicatie via WhatsApp, e-mail en andere kanalen
- het uitvoeren van workflows en automatiseringen
- het aanbieden van AI-assistenten en AI-agents
- klantenservice en technische ondersteuning
- beveiliging en fraudepreventie
- foutanalyse en monitoring
- het verbeteren van onze diensten
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen
4. Rechtsgronden voor verwerking
Wanneer MKX Technologies als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:
Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer verwerking noodzakelijk is om onze overeenkomst met een klant of gebruiker uit te voeren.
Wettelijke verplichting
Wanneer wij gegevens moeten verwerken of bewaren om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Gerechtvaardigd belang
Wanneer verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, bijvoorbeeld beveiliging, fraudepreventie, technische monitoring of verbetering van onze dienstverlening, voor zover de belangen en grondrechten van betrokkenen niet zwaarder wegen.
Toestemming
Wanneer toestemming wettelijk vereist is. Een gegeven toestemming kan worden ingetrokken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Wanneer wij als verwerker optreden, verwerkt myWorkMate persoonsgegevens namens en op instructie van de betreffende verwerkingsverantwoordelijke. Die organisatie is in beginsel verantwoordelijk voor het vaststellen van de toepasselijke rechtsgrond.
5. WhatsApp en andere communicatiekanalen
myWorkMate kan integreren met de WhatsApp Business-diensten van Meta en andere communicatieproviders. Wanneer WhatsApp via myWorkMate wordt gebruikt, kunnen inkomende en uitgaande berichten door het platform worden verwerkt om bijvoorbeeld:
- klantvragen te beantwoorden
- opdrachten te herkennen
- gegevens te registreren
- afspraken te maken
- offertes of facturen voor te bereiden
- workflows uit te voeren
- AI-functionaliteiten beschikbaar te stellen
Berichten kunnen worden opgeslagen wanneer dit noodzakelijk is voor gesprekscontext, bedrijfsadministratie, ondersteuning, beveiliging of andere gerechtvaardigde doeleinden. Het gebruik van WhatsApp kan daarnaast onderworpen zijn aan de voorwaarden en privacyregels van Meta.
6. Kunstmatige intelligentie
myWorkMate maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om gebruikers te ondersteunen bij administratieve, commerciële en operationele werkzaamheden. Afhankelijk van de gebruikte functies kan AI bijvoorbeeld worden ingezet voor:
- het begrijpen van natuurlijke taal
- het interpreteren van opdrachten
- het beantwoorden van berichten
- het structureren van informatie
- het opstellen van conceptcommunicatie
- het voorbereiden van offertes en facturen
- het ondersteunen van CRM-processen
- het voorstellen van vervolgacties
- het uitvoeren of ondersteunen van workflows
Voor AI-functionaliteiten kunnen wij gebruikmaken van gespecialiseerde externe technologie- en AI-aanbieders, waaronder afhankelijk van de gebruikte functionaliteit bijvoorbeeld OpenAI, Anthropic en Google. Wanneer noodzakelijk voor het uitvoeren van een AI-opdracht kan relevante context aan een dergelijke aanbieder worden verstrekt. Wij streven daarbij naar dataminimalisatie: alleen gegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de betreffende verwerking worden verstrekt.
Training van AI-modellen
myWorkMate gebruikt klantgegevens niet om zelfstandig eigen algemene AI-modellen te trainen. Waar externe AI-aanbieders worden gebruikt, maken wij waar mogelijk gebruik van zakelijke/API-diensten en passende contractuele en technische instellingen voor de verwerking van gegevens.
Wij maken geen absolute toezegging dat gegevens onder geen enkele omstandigheid door enige externe dienst kunnen worden verwerkt buiten hetgeen in deze Privacyverklaring en de toepasselijke overeenkomsten is beschreven. Meer informatie over het gebruik van kunstmatige intelligentie binnen myWorkMate staat in onze AI-transparantieverklaring.
7. Integraties en externe diensten
myWorkMate kan koppelingen aanbieden met externe diensten. Afhankelijk van de functionaliteiten die een gebruiker activeert, kan dit onder meer betrekking hebben op:
- betalingsdiensten
- WhatsApp en communicatieplatforms
- Google-diensten
- Microsoft-diensten
- Apple-diensten
- agenda- en videoconferencingdiensten
- boekhoudsoftware
- AI-diensten
- route- en locatiediensten
- andere zakelijke integraties
Wanneer een gebruiker een integratie activeert, kunnen gegevens worden uitgewisseld voor zover dit noodzakelijk is om de betreffende functionaliteit te leveren. Sommige externe dienstverleners kunnen voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. In dat geval is tevens hun eigen privacybeleid van toepassing.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is.
Dienstverleners en subverwerkers
Wij kunnen gebruikmaken van externe dienstverleners voor bijvoorbeeld:
- hosting en infrastructuur
- databases en opslag
- AI-verwerking
- betalingsverwerking
- communicatie
- authenticatie
- agenda-integraties
- monitoring en beveiliging
- technische ondersteuning
Waar deze partijen persoonsgegevens namens MKX Technologies verwerken, maken wij waar vereist passende contractuele afspraken. Wij kunnen een afzonderlijke en actuele Subverwerkerslijst publiceren met informatie over relevante leveranciers.
Door de gebruiker gekozen ontvangers
Gegevens kunnen worden gedeeld met partijen die een gebruiker zelf selecteert of machtigt, zoals:
- accountants
- boekhouders
- fiscalisten
- medewerkers
- adviseurs
- klanten
- andere zakelijke relaties
Wettelijke verplichtingen
Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, op grond van een geldig juridisch verzoek, of wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische rechten.
9. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Sommige dienstverleners die myWorkMate gebruikt, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven en de AVG dit vereist, maken wij gebruik van een geldig doorgiftemechanisme. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie
- Standard Contractual Clauses (SCC's)
- of een ander rechtsgeldig mechanisme voor internationale gegevensdoorgifte
Waar noodzakelijk worden aanvullende technische, organisatorische of contractuele waarborgen toegepast.
10. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn vereist. Indicatieve bewaartermijnen kunnen zijn:
Account- en abonnementsgegevens
Gedurende de looptijd van de klantrelatie en daarna zolang dit noodzakelijk is voor administratie, geschillen of wettelijke verplichtingen.
Klant- en bedrijfsgegevens binnen het platform
Gedurende het gebruik van het account en vervolgens gedurende de toepasselijke verwijder- of herstelperiode.
Financiële administratie
Voor zover onder de fiscale bewaarplicht vallend, in beginsel gedurende de wettelijk vereiste termijn.
Communicatiegegevens
Zolang noodzakelijk voor de betreffende communicatie, bedrijfsvoering, ondersteuning of wettelijke verplichtingen.
Technische en beveiligingslogs
Gedurende een beperkte periode die noodzakelijk is voor beveiliging, foutanalyse en onderzoek.
Activity Logs
Wanneer deze functionaliteit wordt gebruikt, volgens de bewaartermijn die binnen myWorkMate voor deze functionaliteit geldt.
Gegevens van externe integraties
Zolang de integratie actief is of zolang opslag noodzakelijk is voor de betreffende functionaliteit. Bij ontkoppeling worden gegevens verwijderd of losgekoppeld wanneer dit technisch en juridisch passend is.
Back-ups kunnen gedurende een beperkte aanvullende periode blijven bestaan voordat deze automatisch worden overschreven of verwijderd.
Wanneer myWorkMate als verwerker optreedt, kunnen aanvullende bewaartermijnen volgen uit de instructies van de betreffende klant en de Verwerkersovereenkomst.
11. Beveiliging
myWorkMate neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging en openbaarmaking. Afhankelijk van de betreffende systemen kunnen maatregelen onder meer bestaan uit:
- versleutelde gegevensoverdracht via TLS/HTTPS
- authenticatie en toegangscontrole
- role-based access control
- scheiding van gegevens tussen organisaties
- logging en monitoring
- beveiligingscontroles
- beperkte toegang tot productiegegevens
- maatregelen voor incidentdetectie en -afhandeling
Om veiligheidsredenen publiceren wij geen gedetailleerde informatie over onze beveiligingsarchitectuur wanneer openbaarmaking daarvan de beveiliging van het platform zou kunnen verminderen. Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Wij evalueren en verbeteren onze beveiligingsmaatregelen daarom doorlopend.
12. Datalekken en beveiligingsincidenten
myWorkMate hanteert procedures voor het beoordelen en afhandelen van beveiligingsincidenten waarbij persoonsgegevens betrokken kunnen zijn.
Wanneer MKX Technologies als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, beoordelen wij of een incident overeenkomstig de AVG moet worden gemeld aan de bevoegde toezichthouder en/of betrokkenen.
Wanneer wij als verwerker optreden, informeren wij de betreffende verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig de toepasselijke wettelijke en contractuele verplichtingen wanneer wij kennis krijgen van een relevant persoonsgegevensincident.
13. Rechten van betrokkenen
Afhankelijk van de omstandigheden kunnen betrokkenen onder de AVG recht hebben op:
- inzage in hun persoonsgegevens
- rectificatie van onjuiste persoonsgegevens
- verwijdering van persoonsgegevens
- beperking van de verwerking
- overdraagbaarheid van bepaalde persoonsgegevens
- bezwaar tegen bepaalde verwerkingen
- intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd
- bescherming tegen bepaalde uitsluitend geautomatiseerde individuele besluitvorming
Deze rechten zijn niet absoluut en kunnen onderworpen zijn aan wettelijke voorwaarden en uitzonderingen.
Wanneer MKX Technologies verwerkingsverantwoordelijke is
Een verzoek kan worden ingediend via privacy@myworkmate.nl. Wij reageren binnen de termijnen die de AVG voorschrijft. In beginsel is dit binnen één maand.
Wanneer myWorkMate verwerker is
Wanneer het verzoek betrekking heeft op gegevens die een ondernemer of organisatie via myWorkMate over zijn eigen klanten, medewerkers of andere betrokkenen verwerkt, moet het verzoek in beginsel worden gericht aan die ondernemer of organisatie. myWorkMate ondersteunt de betreffende verwerkingsverantwoordelijke waar nodig en overeenkomstig de toepasselijke afspraken bij het afhandelen van dergelijke verzoeken.
14. Geautomatiseerde besluitvorming
myWorkMate is niet bedoeld om zonder passende menselijke tussenkomst besluiten over natuurlijke personen te nemen die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij een dergelijke verwerking rechtmatig is ingericht en aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden wordt voldaan.
Wanneer functionaliteiten worden aangeboden waarmee dergelijke verwerking mogelijk is, worden passende informatie, instellingen en beschermingsmaatregelen toegepast. Meer informatie over AI en automatisering staat in onze AI-transparantieverklaring.
16. Google API Services en Google Workspace – Limited Use
myWorkMate kan gebruikmaken van Google API Services, waaronder Google Sign-In (OAuth 2.0) en Google Workspace-API's zoals Google Calendar, om authenticatie en door de gebruiker gekozen integraties mogelijk te maken.
Wij vragen uitsluitend toegang tot gegevens en machtigingen die noodzakelijk zijn voor de functionaliteiten die de gebruiker activeert.
Het gebruik en de overdracht van informatie die myWorkMate ontvangt via Google API Services en Google Workspace API's vindt plaats overeenkomstig het toepasselijke Google API Services User Data Policy, inclusief de toepasselijke Limited Use-vereisten. Gegevens verkregen via Google API's worden niet gebruikt voor gepersonaliseerde advertenties of verkocht aan derden.
Voor Google Workspace-gegevens gelden daarnaast beperkingen voor overdracht, menselijke toegang en gebruik voor het trainen van algemene AI/ML-modellen. Google vereist dat het gebruik beperkt blijft tot passende, gebruikersgerichte functionaliteiten en dat deze omgang met Workspace-data duidelijk wordt bekendgemaakt.
Limited Use statement
"The use of information received from Google Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements."
17. Externe authenticatie
Wanneer gebruikers ervoor kiezen om in te loggen via een externe authenticatieprovider, zoals Google, Microsoft of Apple, ontvangen wij de gegevens die noodzakelijk zijn om de gebruiker te identificeren en de login mogelijk te maken, afhankelijk van de door de gebruiker verleende machtigingen.
De externe provider kan daarnaast zelfstandig persoonsgegevens verwerken overeenkomstig het eigen privacybeleid.
18. Minderjarigen
myWorkMate is een zakelijke dienst en is niet bedoeld voor zelfstandig gebruik door kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen voor het aanmaken van een zelfstandig zakelijk myWorkMate-account.
Wanneer persoonsgegevens van minderjarigen door een zakelijke klant via het platform worden verwerkt, is de betreffende klant verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond en naleving van toepasselijke privacywetgeving, voor zover myWorkMate daarbij als verwerker optreedt.
19. Klachten bij de toezichthouder
Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit recht laat andere administratieve of gerechtelijke rechtsmiddelen onverlet.
20. Wijzigingen in deze Privacyverklaring
Wij kunnen deze Privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, technologie, verwerkingen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt via onze website en/of het myWorkMate-platform beschikbaar gesteld.
Bij materiële wijzigingen kunnen wij gebruikers hierover informeren, bijvoorbeeld via e-mail of een melding binnen het platform.
21. Aanvullende privacydocumenten
Deze Privacyverklaring moet in samenhang worden gelezen met, waar van toepassing:
- AVG & Gegevensbescherming
- AI-transparantieverklaring
- Cookiebeleid
- Verwerkersovereenkomst (DPA)
- Subverwerkerslijst
- Algemene Voorwaarden
Bij verschillen tussen deze documenten gelden voor verwerkingen waarbij myWorkMate als verwerker optreedt de specifieke afspraken in de toepasselijke Verwerkersovereenkomst voor zover wettelijk toegestaan.
22. Contact
Voor vragen over deze Privacyverklaring, gegevensbescherming of de verwerking van persoonsgegevens binnen myWorkMate:
MKX Technologies — myWorkMate – Privacy & Data Protection · KVK-nummer: 88447995 · Nederland
E-mail: privacy@myworkmate.com
Vragen over je privacy?
We helpen je graag. Stuur ons een e-mail en je hoort binnen de termijnen die de AVG voorschrijft van ons.
privacy@myworkmate.com© 2026 MKX Technologies — myWorkMate. Alle rechten voorbehouden.